วิธีป้องกันปัญหาในการใช้ Recruitment Agency

แม้ว่าขั้นตอนดังกล่าวจะทำให้คุณได้ Recruitment Agency ที่ดีมา แต่นี่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะประสบความสำเร็จ หรือจะไม่เจอปัญหาจากการใช้ Recruitment Agency เลย และเพื่อป้องกันปัญหาคุณควรจะ
1.ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานนั้น ( คำบรรยายลักษณะงาน คุณสมบัติที่ต้องการ สวัสดิการ และผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ ) แก่ Recruitment Agency อย่างละเอียด ครบถ้วนและถูกต้อง เพราะ Recruitment Agency เข้าใจเกี่ยวกับลักษณะงานในตำแหน่งที่คุณต้องการดีเท่าไร โอกาสที่พวกเขาจะหาคนที่เหมาะสมที่สุดให้คุณได้จะมากขึ้นเท่านั้น
2.ถ้าเป็นไปได้ระบุอย่างละเอียดถึงเครื่องมือที่ Recruitment Agency ควรใช้ในการรับสมัคร เช่น นอกจากการสัมภาษณ์แล้ว ควรให้มีการทดสอบทักษะด้านการเขียน การพูดภาษาอังกฤษ หรืออย่างน้อยที่สุดคุณก็ต้องรู้ว่า Recruitment Agency แห่งนั้นใช้เครื่องมืออะไรในการคัดคนให้คุณ เพราะว่าการคัดเลือกของพวกเขาจะเป็นภววิสัย ( พิจารณาจากความเป็นจริง ) ไม่ใช่ตัดสินจากความชอบเพียงอย่างเดียว
3.ควรสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับ Recruitment Agency ที่สามารถหาบุคลากรให้คุณอย่างมีประสิทธิผล ซัก 2 แห่ง ( ไม่ควรจำกัดตัวเองให้ใช้บริการของ Recruitment Agency แห่งเดียว )
4.จำไว้ก่อนลงชื่อในสัญญาใดๆที่ Recruitment Agency ให้คุณมา ควรอ่านอย่างละเอียดรอบคอบทุกตัวอักษร
( จากหนังสือ" การสรรหาคัดเลือกบุคลากรแบบมืออาชีพ )
* เป็นทางเลือกของการ Recruitment อีกทางเลือกหนึ่งที่ในปัจจุบันบริษัทใหญ่ๆ และบริษัทระดับมหาชนใช้อยู่*

วิธีเลือก Recruitment Agency ที่จะมาหาคนให้คุณ

สำหรับการเลือก Recruitment Agency ที่จะมาสรรหาบุคลากรให้คุณนั้น คุณควรจะสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับ Recruitment Agency จากบรรดาผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายสรรหาบุคลากรหรือบุคคลที่เคยใช้บริการของ Recruitment Agency ซึ่งเขาจะบอกพวกคุณได้ว่า Recruitment Agency ใดที่จะสามารถสรรหาบุคลากรในตำแหน่งที่คุณต้องการได้อย่างมีประสิทธิผลที่สุด ควรตรวจดูโฆษณารับสมัครพนักงานในหนังสือพิมพ์เพื่อดูว่า Recruitment Agency แห่งใดโฆษณารับสมัครพนักงานในตำแหน่งที่คุณต้องการบ่อยๆ เพราะนั่นเป็นเครื่องหมายอย่างหนึ่งที่แสดงว่า Recruitment Agency แห่งนั้นมีความถนัดในการสรรหาบุคลากรในตำแหน่งนั้น จึงทำให้บริษัทต่างๆว่าจ้างให้สรรหาบุคลากรในตำแหน่งนั้นเป็นประจำ
เมื่อได้รายชื่อ Recruitment Agency ที่น่าจะสามารถหาบุคลากรให้คุณได้จำนวนหนึ่งแล้วจึงพิจารณาองค์ประกอบต่อไปนี้ เพื่อเลือก Recruitment Agency ที่คุณจะใช้บริการ บุคลากรของ Recruitment Agency เหล่านั้น มีประสบการณ์ในการสรรหาบุคลากรมากน้อยแค่ไหน พวกเขามีความรู้ มีคุณสมบัติอะไรที่จะทำให้พวกเขาเข้าใจ เกี่ยวกับงานในความรับผิดชอบในการสรรหาบุคลากรที่คุณกำลังหาอยู่ ชื่อเสียงธุรกิจพวกเขาเป็นอย่างไร

Alert Management

Prosoft HRMI มีระบบการแจ้งเตือน ( Alert) ข้อมูลต่างๆที่สำคัญ ทำให้ฝ่ายบุคคล และผู้บริหารได้ทำงานเกี่ยวข้องกับพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์ และลดขั้นตอนการทำงาน การ Alert สามารถ Alert Login เข้าสู่ระบบ และในรูปแบบ E-mail สามารถตั้งค่าการเตือนก่อนถึงวันครบกำหนดได้ การเตือนวันทำงานของพนักงาน เช่น ครบรอบวันเกิด ครบรอบวันเกษียณอายุ ครบรอบทดลองงานฯลฯ รวมถึงการเตือนในการกระทำการต่างๆ เช่น การขอลาหยุด การขอเปลี่ยนกะงาน ฯลฯ การ Alert จึงเป็นจุดเด่นของโปรแกรมที่ทำให้ฝ่ายบุคคลและฝ่ายบริหารสามารถทำงานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว

Recruitment

เป็นระบบที่ช่วยในการคัดสรรพนักงาน ให้แต่ละองค์กรสามารถหาพนักงานที่มีคุณภาพสอดคล้องกับการทำงานในแต่ละหน่วยงาน ตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การสอบ การสัมภาษณ์ การประเมินผลการสอบ รวมถึงการแจ้งเตือนทาง Email เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนการทำงาน และการติดต่อสื่อสารเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็ว

Training

เป็นระบบการฝึกอบรมทั้งภายใน และภายนอก สามารถสร้างหลักสูตรการอบรมได้หลากหลายรูปแบบตามแต่ละองค์กร หลักสูตรทุกหลักสูตรสามารถดูค่าใช้จ่ายในการอบรม ผู้อบรม และผู้ผ่านการอบรม รวมถึงการดูประวัติการอบรมของพนักงานแต่ละคนได้ว่าผ่านการอบรมหลักสูตรใดมาแล้ว รวมถึงมีรายงานต่างๆ ทั้งภายในและทางราชการ ระบบ Training จึงเป็นระบบที่ช่วยให้ฝ่ายอบรมสามารถทำงานได้ง่ายเป็นขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มหลักสูตร จนปิดหลักสูตร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Management Information (Dashboard&MIS)

เป็นระบบที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงานหรือกราฟต่างๆ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถนำไปใช้พิจารณา ในการจัดทำงบประมาณหรือวางแผนต่างๆได้ ซึ่งโปรแกรมสามารถจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายพนักงานประจำปีได้ ติดตามการใช้สวัสดิการมากที่สุด และ Cost ที่เกิดขึ้น ออกรายงาน วิเคราะห์จำนวนเงินที่พนักงานขอเบิก หรือบริษัทจ่ายให้พนักงานไปเป็นรายปี แสดงรายงานอัตรากำลังคนย้ายเข้า-ย้ายออกจากหน่วยงาน หรือเข้างาน-ลางานในแต่ละปี เรียกดูรายงานวิเคราะห์ Cost ของการปรับเงินเดือนในแต่ละแผนกหรือหน่วยงานในแต่ละปี เพื่อนำไปใช้ในการกำหนดนโยบายกำลังคนในปีต่อไป และยังสามารถเรียกดูรายงาน วิเคราะห์การประเมินผลงานของพนักงานในแต่ละปีได้ เป็นต้น

Security

เป็นระบบความปลอดภัยของโปรแกรม HRMI ที่สามารถกำหนดผู้เข้าใช้ระบบ เพื่อป้องกันการใช้โปรแกรมจากผู้ไม่มีสิทธิ์ โดยมีการกำหนดรูปแบบที่เป็นสัดส่วน สามารถกำหนดบทบาท หน้าที่ ( Role)ให้กับผู้ใช้งาน เพื่อให้ทราบได้ว่าผู้ใช้แต่ละคนนั้นอยู่ในบทบาทใด และมีหน้าที่อะไร สามารถเข้าถึงและใช้งานระบบใดและหน้าจอใดได้บ้าง ซึ่งเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบรักษาความปลอดภัยของโปรแกรม สามารถกำหนดให้ผู้มีสิทธิ์แก้ไข Columns บาง Columns หรือไม่ให้แก้ไข และสามารถที่จะกำหนดได้ว่าจะให้ผู้ใช้นั้นๆมองเห็นได้ในบาง Columns หรือทั้งหมดในหน้าจอนั้น และสามารถกำหนดได้ว่าจะให้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถ login เข้าใช้งานเวลาใดได้บ้าง วันที่เท่าไหร่ เดือนอะไร หรือสัปดาห์ที่เท่าไหร่ของเดือน